如何使用甘特图进行更好的项目规划?

当您管理一个跨越数周或数月的项目时,有时您需要将事情可视化而不是简单的任务列表。甘特图可帮助您查看项目最重要的组成部分,让您可以方便地概览项目、任务和截止日期,并确保一切顺利进行。

与看板一起,甘特图是最流行的管理工具之一。而且,由于大多数现代甘特图软件与您的其他工作工具轻松集成,您可以获得甘特图的所有好处。

什么是甘特图?

甘特图

乍一看,甘特图看起来像一个普通的水平条形图。当您仔细观察时,您会发现它实际上充满了有关您的项目时间表的信息。您可以查看项目名称、截止日期和里程碑,以及关联的任务、资源和依赖项。项目的工作分解结构在图表中清楚地显示或说明。 

无论您是计划项目的人还是需要查看为您计划的内容的贡献者,您都有可能在某个时候遇到甘特图。

谁发明了甘特图?

由工程师 Henry Gantt 于 100 多年前发明,同名图表甚至将最复杂的数据分解为可访问且可操作的计划,使其成为经理和项目经理的常年最爱。

早期采用者在水坝的建设中使用了这些图表。现在,您可以发现它们被软件开发人员、活动策划人员、设计、制造等领域使用。 

它们不仅适用于任何行业,还能够符合任何项目管理方法。您甚至可以将它们与看板等其他工具结合使用。这种多功能性帮助甘特图成为大多数现代项目管理软件的主要内容。 

甘特图的元素

甘特图之所以如此有效,是因为项目的大部分核心组件都是可视化的。以视觉方式呈现事物意味着您无需仔细检查项目数据即可理解它。以下是您可以在标准甘特图中找到的一些最重要的元素:

时间表和日期:衡量任务的依据。您可以将其视为项目的支柱。从时间线中,您可以看到工作活动的进展情况以及开始和结束日期。较新版本的甘特图可让您放大和缩小时间线,从而更轻松地确定准确日期,从而实现更准确的短期和长期规划。 

项目任务栏: 您的项目在图表中的表示方式。使用甘特图,项目的任务由水平条显示,因此您可以查看哪些任务属于哪些项目以及为每个任务分配的时间长度。 

依赖关系:您的任务如何相互关联。依赖关系显示需要首先完成哪些任务才能开始下一部分。通常用小箭头表示,它们进一步展示了项目的工作分解结构。 

资源:执行项目所需的人员、工具和设备。添加您的资源可确保没有人工作不足或过度工作,并且您在项目期间拥有正确的能力。 

里程碑:这些是项目的小胜利。您通常会在任务或阶段结束时找到里程碑。但它们可以是对项目具有某种意义的任何东西。 

使用甘特图进行规划的好处

为您的项目规划选择甘特图有很多好处。首先,您会注意到:

改进的视觉概览:人类天生就是视觉学习者。Henry Gantt 的图表是可视化工作流程的理想方式。快速浏览可以传达项目的任务、依赖项、资源和长度。这使项目经理可以轻松地向利益相关者报告其项目的状态。此外,鸟瞰图允许更准确的长期规划。 

更符合人体工程学的项目管理:如前所述,甘特图可以与任何项目管理方法以及其他工作工具搭配使用。如果您不喜欢使用特定的甘特图软件,请在另一个工作工具中进行计划并使用 Zapier 进行连接,反之亦然。这有助于使项目数据井井有条,但也让项目经理控制他们的计划方式。

更好的资源管理:并非所有甘特图都包含资源。但很多人这样做,这是有充分理由的。通过查看每项任务所需的资源,管理人员可以跟踪谁在做什么,谁可以承担更多,谁已经超额预定。它可以根据需要轻松重新分配资源和团队成员,这将有助于消除潜在的项目瓶颈。 

实时变化和敏捷性:最初开发时,图表是手绘的。因此,无论何时发生变化,都需要重新制作整个图表。幸运的是,事情已经发生了变化。当项目遇到障碍或需要添加任务时,在线甘特图可以更轻松地进行编辑和调整。即时更新让每个人都在循环中并确保敏捷性。 

看看计划如何组合在一起:项目管理很混乱。由于有这么多不同的组件协同工作,可能很难跟踪所有内容,甚至更难看到全局。但是甘特图可以轻松布置所有相关任务及其时间表。这允许项目经理、利益相关者或团队成员查看已完成的工作,同时查看仍需完成的工作。这些图表增加了项目计划的透明度,并确保在此过程中不会出现任何疏忽。 

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