无纸化办公可降低企业记录风险的5个方面

用于提高工作效率和降低纸张追踪风险的数字化工作场所的概念已经存在了很长时间,但大多数工作场所仍然使用大量纸张。为什么?最大的原因是人类抵制改变。以数字方式完成所有工作意味着采用新程序和学习新技能,但我们已经养成了使用纸张的习惯。

根据一项研究,80% 的律师事务所仍然打印他们需要的全部或大部分文件,而 79% 的律师事务所在其他公司审查和完善文件时仍然使用硬拷贝。

员工花费数小时处理纸质文档,而公司需要空间来存放这些纸质副本的文件柜。您能想象您的 HR 或客户记录室被淹没并销毁所有文件吗?您能想象从一个办公室搬到另一个办公室时丢失或被盗的文件吗?很吓人吧?

今天,我们拥有构建无纸环境并消除与使用纸张相关的风险的技术。在本文中,让我们更详细地了解使用纸张的风险。我们还将研究如何通过无纸化来最大程度地降低纸质记录风险。

什么是无纸化?

无纸化是指涉及或涉及以电子形式而非纸质形式存储或交流信息。建立一个无纸化世界涉及改变公司运营方式的大小。

无纸化办公的想法从何而来?

它于 1975 年在商业周刊的一篇题为“未来办公室”的文章中首次被提及。据美国环境保护署称,办公室使用的纸张有 45% 会在一天内被丢弃。但好消息是,大约 80% 的企业表示他们希望减少纸张使用。

实现无纸化的 6 大方法

一次性使办公室无纸化可能是一项非常艰巨的任务,但如果以小的渐进步骤实施,则可以实现。让我们看看其中的一些方法。

1. 在线数字表单

使用在线表格而不是使用纸质表格收集数据。您可以为内部和外部流程自定义数字表单。这些表格可以即时修改,从而提供巨大的灵活性。

在线数字表格

2. 扫描仪

扫描纸质文档很容易,即使不是最有效的无纸化方式。今天有多种设备,甚至一些应用程序允许个别员工在需要时扫描纸质文档并将其保存到适当的位置。

3. 云存储

将来自扫描仪或数字表格的数字化数据存储在云的中央位置可能是当今最流行的解决方案之一,因为它允许您的所有团队成员保持在同一页面上并可以实时访问相同的信息。

4. 电子签名

不必将合同传真或邮寄给每一方并等待他们签署、扫描合同并将合同通过电子邮件发送回来,或者更糟的是,打印出文档、签名并邮寄回来,数字文档可以通过电子邮件发送、完成,返回并保存,一切都在几分钟内完成。

5. 电子账单

账单可以通过电子邮件发送到您的应付账款 (AP) 或应收账款 (AR) 部门,并且可以在线付款,免去了邮寄纸质账单的麻烦和写支票的负担。

6. 电子发票/收据

如果您需要在业务流程中向客户提供发票/收据,切换到电子收据/发票是一个很好的选择。这使您的企业和您的客户可以更轻松地保存所有文档而不会浪费纸张。

无纸化方法可降低企业记录风险的5个方面

1. 降低数据被盗丢失的风险

将记录存储在基于云的记录管理平台上是确保数据安全的更安全方式。敏感记录可以单独使用密码保护,访问权限可能仅限于您的公司网络、角色和用户。

另一方面,想象一下任何办公室助理从他们日复一日地依赖纸质文档在办公室工作的物理文件中窃取数据是多么容易。

2. 降低物理存储数据丢失的风险

以数字方式保存的数据可以以最低的成本复制并保存在多个位置和设备中,从而降低数据丢失的风险。在需要时,可以轻松搜索数据。

搜索数据

另一方面,复制数据的物理文件是一项耗时且成本高昂的工作。在相同或不同位置保存数据也需要额外的物理办公空间,从而增加了总成本。时间长了,纸上的数据也会变得难以辨认,从而造成数据丢失的风险。

3. 降低效率低下和收入损失的风险

大多数商业合同规定了在特定时间范围内交付产品和服务的最后期限,并有相关的惩罚条款。使用涉及大量文书工作的手动流程效率低下,因此可能会导致交货延迟并因此受到处罚。

在其他商业合同中,根据以预先确定的费率完成的工作数量进行计费,使用无纸化流程可以提高效率,从而提高供应商的计费。

4. 降低因误读造成数据丢失的风险

在员工之间共享信息是成功公司的关键部分。但是,当一切都写在纸上时,传递信息可能会很困难。

使用数字工具不仅可以减少工作场所的纸张数量,还可以更轻松地通过自动化工作流程共享知识和交换信息,而不会丢失任何数据。员工可以使用数字系统无缝工作,而无需等待同事将纸质文件交给他们,因为每一步都容易被误解和数据丢失。

5. 减少自然灾害造成的风险数据丢失

面对任何一种自然灾害,纸张都可能受损而无法修复。物理存储空间很容易在火灾、洪水、渗水、地震等情况下遭受重大损坏。您和您客户的纸质记录很容易被任何类型的自然灾害摧毁。

现代灾难恢复协议使用基于云的记录管理来确保数据得到保护并重复备份,以便公司能够快速彻底地从灾难中恢复。因此,无论发生什么自然灾害,个人信息永远不会受到威胁。

结论

无纸化不是一夜之间发生的事情。当您想减少对纸张的依赖以应对纸张跟踪风险并尝试数字替代方案时,您需要逐步进行计划。

现在您知道如何实现无纸化,问题是,您打算这样做吗?对于需要更高效、更安全的文档方法的企业来说,无纸化办公室是理想的选择。

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