无纸化和数字转型成为主要趋势的原因

随着数字世界的发展和各种规模的公司越来越多地使用技术,运营无纸化业务变得越来越容易。

数字时代的一个关键词已经接管了各地的企业。这个短语是“无纸化”,指的是将所有文档、文件和记录转换为数字格式的过程。

如果您的公司仍然依赖纸质文件,这里有 20 个您应该考虑实现无纸化的重要原因。

1. 加快业务流程

致力于无纸化使公司更容易更快地行动。

通过使用数字表格来标准化流程并切换到电子签名,您可以节省打印文档、设置面对面会议和维护硬拷贝的时间。

通过在线支付和签发数字支票,您可以安全地监控现金流,而不必考虑去银行存款。

2. 为您的员工创建更顺畅的工作流程

您的员工有多少时间花在搜索电子邮件和其他地方的文档上?

员工花时间打印文件,确保它们由客户填写,扫描提交的文件,将这些文件添加到数字数据库,然后归档这些文件。

数字流程和无纸化还可以实现日常任务的自动化,并使团队协作变得更加容易。

3. 提供更好的透明度

去无纸化插画

大多数纸质表格是其他一些业务流程的一部分。自动化表单以及相关流程为整体操作提供了透明度。借助自动化,对于每项任务,您都会获得清晰的日志,其中显示已完成的工作、完成的人员以及完成时间。

4.更安全

与保存在受足够安全控制保护的计算机系统中不同的是,在办公室、部门和人员之间物理移动时,纸质表格容易被盗。

通过无纸化,关键信息安全地保存在云中并持续备份,这确保您即使在发生灾难时仍然可以访问关键信息。

5. 为移动工作人员赋能

当官员访问财产时,他或她将通过移动设备实时访问和更新财产文件。

减少了后期输入数据所需的时间,因为文档存储在云端,确保所有部门都可以直接访问最新信息,只要官方更新它。

6. 集中流程和工作流

无纸化

每当需要更改纸质表格时,都会浪费大量纸张。将文档交到各个利益相关者手中进行分析需要大量时间。

可以通过集中式数据库实时向所有利益相关者提供数字表格,从而减少不必要的会议和电子邮件。

7.节省办公空间

贵公司目前使用多少空间来存储物理纸质文档?

您不仅要为租用空间付费,而且还需要进行物理搜索以找到必要的文件。基于云的存储系统几乎不需要物理空间。

8. 提高效率

纸质流程复杂且缓慢,通常很难在永无止境的纸质记录中找到您要搜索的内容。

电子文件系统比手动文件系统快得多。借助数字文档管理和知识管理系统,您只需单击一个按钮即可找到所需的一切,从而将生产力和效率提高多达 70%。

9. 自动化任务

由公众和员工填写的数字表格会自动在数据库中填写详细信息,无需手动输入数据。

10. 表单可以远程提交

文件自动化

客户、顾客和员工可以在任何设备上远程轻松访问、完成和发送表格。

11.与其他业务应用程序集成

数字数据最大的便利之一是它可以快速方便地与其他业务应用程序集成。

例如,您可以讨论交易条款、起草合同、根据客户的要求进行更改,然后将合同与可用的数字转换数据一次性发送给他。

12. 自动备份文件

全面的数据保护系统包括对所有存储数据的定期自动备份。如果您的公司不幸遭遇恶意病毒或系统故障,您可以转向备​​份以无缝恢复订单。

13. 保护环境

据追踪地球状况统计数据的组织The World Counts 称,大约一半的商业垃圾是纸张,美国办公室每年使用 12.1 万亿张纸。

无纸化的环保好处可能不如成本和空间相关的节省那么明显,但它们肯定是值得的。

14. 提高客户满意度

客户忠诚度对于公司在数字时代生存至关重要。差评和客户不满意可能导致无法挽回的损失。

数字表格可让您为客户提供更准确、更可靠的信息。一个满意的客户是公司可以拥有的最宝贵的资产。

15. 有了可用数据,未来预测变得容易

对于纸质表格,对可用数据的分析既耗时又可能不准确。缺乏自动化可能会增加您的成本。收集的数据还可用于预测结果并帮助您设置流程,通过无纸化业务自动化来改进或进一步发展您的业务。

16. 确保更高的准确性

这种优势是双重的。在客户方面,如果他们能在最方便的时候随意填写表格,他们更有可能更准确、准确地输入详细信息。在员工方面,数字文件和工作流程使其无差错。

17.允许更容易的信息访问

由于文档是完全数字化的,所有获得批准的人员都可以随时随地访问报告和数据。这使团队成员可以更轻松地协同工作,并根据需要更快地创建、编辑和更新文件。

18. 将您的部门聚集在一起

通过集中的信息,所有部门可以在同一信息上协同工作。这将使所有部门的员工更容易根据当前准确的数据访问、管理和做出决策。减少了代价高昂的人为错误,消除了沟通差距,团队可以有效地协同工作。

19. 节省您的业务资金

无纸化可让您的企业最大限度地降低打印机和扫描仪等设备以及纸张、墨水、碳粉、回形针、按钮、文件夹等办公用品的成本。成为无纸化办公室可为您的企业节省大量资金。

20. 防灾

流行病、火灾事故、沙尘暴、洪水、空调漏水和老鼠。可能影响纸质文档的问题列表是无止境的。

无纸化对公司的灾难计划有积极的影响。因为虚拟文档在异地存储在安全的环境中,并且不受火灾、抢劫和任何其他可能影响办公室的灾难的影响。

结论

数字化转型可为各种规模和类型的企业节省成本和时间。毫无疑问,环境是无纸化的一个考虑因素。公司流程的数字化转型不仅非常有益,而且由于21 世纪的技术进步和需求,它也成为一种必需品。

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