用新的方式代替 Excel 做固定资产管理

什么是固定资产?

固定资产是指,企业为了生产经营而长期持有的相关物品,包括办公设备、办公用品、生活用品等,使用时间一般超过12个月,价值一般较大。

资产管理

传统固定资产管理一般流程

  1. 新增资产申购
  2. 给每个固定资产编号
  3. 固定资产使用登记、归还、转交、维修等
  4. 固定资产盘点
  5. 报废

传统资产管理产生的问题有哪些?

  • 账实不符

资产管理首先要做到的就是台账和实际资产相符,并且资产价值要明确,但日常工作中常出现家底不清、账实不符的现象,新增或者报废的资产价值都未能及时上报。

  • 手动编号耗时耗力

为了明确使用人、地点、责任人,通常行政人员需要给资产贴标签、编号,再手工或者通过Excel的方式将使用部门、使用人记录好,这种方式耗时耗力,同时一旦资产有状态变更,还要重新更新记录表,容易出现遗漏。

  • 缺乏定期盘点,问题处理不及时

企业的固定资产是要进行日常维护的,一般会按季度、半年、年度进行盘点,明确闲置资产、在库资产等信息,这就会涉及庞大的工作量,常常在手动盘点时容易出错,导致资产闲置、调配问题处理不及时。

数字化资产管理的好处有哪些?

在线申报,账实匹配一致

通过线上提交新增资产信息,录入资产价格,进行资产实时在线管理。通过数字化资产管理系统 ,信息可以自动流转至财务,保持和财务资产帐一致。避免后期的工作造成不必要的麻烦。当两个金额不匹配时,能够及时沟通,确认资产价格。

一物一码,便携式资产管理

不管是手工记账式的,还是给资产编码,以Excel方式录入电脑,进行资产管理,效率都较低,一旦资产有变更也不易重新记录更新。通过数字化资产管理解决方案,新增资产自动生成二维码,扫码即可查看资产编号、使用部门、使用人等信息,同时,扫码即可实时更新资产状态,不用再通过纸质交接单,线下签字确认交接,费时费力。一物一码,既不容易出错,又省时省力

一物一码

多维数据报表,库存盘点更清晰

信息在线化存储后,资产管理系统可自动生成数据报表,包括个人资产报表、在库资产报表、领用资产报表等,帮助行政人员多维度直观了解整体资产情况。在进行季度、半年、年度盘点时,明确新增和闲置的资产,对已购资产和现有资产有明确的比较,了解各部门资产使用、配置情况。助力解决资产闲置、日常维护和盘点麻烦等问题。

如何落地数字化资产管理?

如果你是中小企业的行政,需要进行资产管理,建议你开始使用数字化资产管理系统,三分钟即可完成系统搭建。

如果你是大公司的行政人员,专门负责资产管理,建议你可以增加使用更具灵活性、自定义能力的数字化工具,帮助你实现与现有公司系统的对接,可根据实际业务所需管理流程进行自定义搭建,实现更高效的行政办公!