是时候通过表单自动化实现无纸化了

我们在纸质产品中长大,但在我们的潜意识中,我们知道自己做错了。遗憾的是,直到 2000 年代后期,我们才真正开始做一些无纸化的事情,比如表单自动化

2016 年,施乐进行的一项调查显示,超过 80% 的受访者表示他们计划在发票中减少使用纸张。但这只是纸张使用的一方面。每个行业和每个工作职能都有许多涉及纸质表格的工作流程。示例包括保险索赔处理、员工入职、工作申请、教育机构入学、住院和现场检查。这个列表是无止境的。

老实说,直到 2020 年风暴来袭,情况才发生了相当缓慢的变化。是的,疫情使世界陷入瘫痪并使每个组织屈服的病毒正在迫使我们以不同的方式思考并迅速采取行动——这是我们多年来一直避免的。

它把我们赶出了舒适区,改变了我们文化中的一切,从我们的工作方式到我们使用的资源。并且,这为纸质表格带来了厄运。企业终于意识到无纸化的重要性,并正在向表单自动化迈进。

但纸真的有那么糟糕吗?让我们深入分析,了解需要做什么。

无纸化办公

企业中的纸张麻烦

尽管几十年来这一直是常态,但使用纸张并不是一帆风顺。工作场所的纸张使用一直存在一些明显的缺陷,例如:

1. 进程异常缓慢

在您的脑海中,只需完成提交纸质表格所涉及的过程。它从打印表格开始。然后它扩展到填写表格,在不同字段中记录数据,将其发送到相关部门或邮寄。之后,等待几天让收件人收到。另外,如果您考虑到错误和重新填写表格,所需的时间会加倍。

在您的脑海中,只需完成提交纸质表格所涉及的过程。它从打印表格开始。然后它扩展到填写表格,在不同字段中记录数据,将其发送到相关部门或邮寄。之后,等待几天让收件人收到。另外,如果您考虑到错误和重新填写表格,所需的时间会加倍。

如前所述,当可以通过表单自动化更有效地使用它时,大约 40% 的员工时间都花在了这方面。

2. 纸贵

一张纸看起来并不多,但想象一下成千上万张。这加起来真的很快!此外,还有管理、打印、发送和接收文档的成本。所有这些平均减少了组织 15% 的收入。15% 是一个相当大的部分,可以更好地用于运营和销售。

3. 无法实时

我们生活在设备占主导地位的极其先进的时代。即使办公室想要使用纸张,客户和顾问也不会使用它。每个人都希望流程更快地进行。他们希望信息能够立即通过他们的移动设备到达他们手中,并且能够从任何地方访问它。这在当今时代至关重要,因为远程工作已成为新常态。

纸没有这些花里胡哨的东西。如果人们必须等待几天才能收到一份表格,您可以想象一个组织的发展减速将有多么严重。

4. 始终存在安全风险

在字母数字密码的世界中,纸是最弱的数据存储形式。从丢失到被盗以及介于两者之间的一切,始终存在与纸张相关的巨大安全风险。想象一下,如果一份重要文件卡在打印机中而您忘记了会发生什么?如果你不得不撕碎某样东西,而是把它留在另一堆纸里怎么办?

如果不是纸,那又是什么?

走向数字化!

数字解决方案具有多种优势,它们涵盖了上述纸张缺陷。让我们来看看这种方法的好处:

  • 生产力提高,因为节省了大量时间,并且根据运营和增长重新调整了业务优先级
  • 安全风险最低
  • 成本大幅下降
  • 随着完成流程的时间减少,效率会提高

无代码开发在替代纸质表单中的作用

改变总是具有挑战性,即使是为了低成本的替代方案。走出使用纸张的舒适区并进入无纸世界可能很困难,而且设置成本实际上可能很高!你为什么问?

因为过程自动化软件程序很昂贵。

因此,企业必须提出创新的解决方案以保持低成本。更不用说,速度也快。任何企业都无法接受需要数月才能构建的解决方案。无代码开发为企业提供了他们所需要的——低成本和速度。您可以根据业务需求自动化文书工作和工作流表单。它是未来的无纸化办公技术。