如何使用简单的自动化软件实施工作流程?

每个组织都有自己的一套日常任务工作流程。这些工作流程过去依赖于纸质表格、分类帐和办公室间备忘录。

大多数团队现在已经“进步”到使用 Excel 和电子邮件。虽然它比物理纸张更好,但基于电子邮件的工作流程仍然是手动的且效率低下。

好消息是,现代的、基于云的软件正在将自动化、数字化工作流程的力量交到非技术业务用户的手中。

工作流

为什么要创建自动化工作流?

在任何组织中完成的大部分工作都可以归因于批准采购订单和新客户入职等流程。但是手动操作是不切实际的。

以下是您应该自动化工作流程的原因。

提高运营效率

知识工作者将60%的时间花在“工作对工作”上——对组织几乎没有价值的活动。示例包括查找文档、寻求批准和确认详细信息。

如此多的时间浪费在“工作对工作”活动上,因为组织没有适合他们的工作流程。 

自动化工作流程有助于减少甚至消除这些任务。例如,您可以创建自动将文档路由到正确人员的工作流。

增加工作场所的责任感

由于工作流程管理不善,任务可能会失败。这会导致处理延迟和更高的运营成本。

自动化工作流程通过提供更深入的洞察力来增加责任感。工作流图表提供了每个团队成员负责的任务以及他们需要完成的时间的可见性。

这里的另一个好处是,当工作流程清晰地布置时,经理不必对员工进行微观管理。这使团队能够完全专注于手头的任务。

减少人为错误

手动流程容易出错——员工可能会错误地填写表格、将文档发送给错误的人,或者完全忘记一项任务。

电子表格也不一定不受错误影响。建筑公司艾默生在估算合同投标时出现了370 万美元的短缺,因为其中没有包括一个单元格。

自动化工作流程与自动执行计算的动态表单相结合,降低了人为错误的风险。

人为错误风险

这些只是自动化工作流程的一些主要优势。其他包括提高生产力、更好的协作和改进的合规性。

现在,让我们看看您可以应用工作流自动化的业务流程。

自动化工作流用例

随着业务的增长,手动流程很快就会成为瓶颈并阻碍生产力。

以下是您可以围绕这些流程构建自动化工作流程的一些流程。

员工入职

强大的员工入职计划是提高生产力的关键。但这是一个漫长的过程,经常被文书工作所拖累。

通过自动化工作流程,您可以将入职流程数字化,并让新员工在开始日期之前签署必要的表格。

以前依赖于基于纸张的流程,该流程经常导致招聘新员工的重大延误。现在人力资源部门可以快速让新员工入职,而不是浪费时间来回邮寄表格。

费用报告

费用报告通常由员工完成以逐项列出费用。这些表格对于跟踪业务和项目支出很重要。

但是由于手动流程而导致周转时间缓慢,这意味着员工可能会连续数周无法获得报销。

使用工作流软件自动化此流程可减少花在文书工作上的时间,并确保员工及时获得报销。 

采购请求

采购申请是员工用来购买商品或服务的表格。在财务部门开始采购流程之前,他们通常需要得到经理的批准。

但是手工填写这些表格并获得批准非常耗时。这是一个可以数字化和自动化的业务流程示例。

事件报告

工作场所事故可能发生在任何组织中。确切的性质可以从受伤的员工到损坏的机器。

通过自动化的工作流程,员工可以在事件发生时记录事件并将其上报到正确的部门以进行进一步调查和纠正措施。

合同审批

合同通常在最终获得批准之前经过多个部门。来回发送纸质合同意味着花费(和浪费)大量时间。这种放缓可能会阻止项目向前推进。

通过工作流自动化,您可以将合同数字化,以电子方式收集签名,并将其发送给合适的人员进行审批。

学生招生

招生过程通常充满了大量的文书工作,这可能会让学生感到沮丧。

自动化工作流程可能包括让学生填写在线表格并将这些文件发送给合适的招生人员。然后,学生可以在他们的申请状态发生变化时自动收到通知。

客户服务支持

客户服务是另一个可以从自动化工作流程中受益的领域。

例如,您可以构建一个工作流,自动将支持工单发送给客户服务部门。一旦问题得到解决,客户就可以收到通知。

管理贷款设备

为计算机和电话等设备制定工作流程可以让员工获得完成工作所需的设备。 

借助自动化工作流程,员工可以提交对贷款设备的请求,并自动将其路由至 IT 以寻求帮助。

现在,是时候将工作流程数字化了。在大多数组织中,IT 资源受到严重限制,可用的编程人才稀缺。

幸运的是,像百数这样的低代码工作流自动化系统非常直观且易于使用。业务用户可以使用工作流编辑器中的简单拖放工具自动执行工作流。

借助经济实惠的基于云的解决方案,即使是相对较小的组织也可以消除手动工作并自动执行日常任务。

自动执行任务

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