8 个迹象表明您的数据管理系统过时了

对于任何企业来说,数据管理数据收集数据分析一样重要。它不仅最大限度地减少了潜在的错误,而且使数据更可靠,可用于组织的重大决策。只有拥有可靠、最新、准确的数据,企业才能适应市场变化,为客户提供绝对最好的服务。

通常,一个好的数据管理系统可以帮助您的公司实现惊人的增长,但一个失败的系统确实会带来灾难性的后果。而一个半路中检测到的故障系统可能会更加令人沮丧,因为您会被迫返回原点并从头开始!

因此,如果您想知道如何知道您的数据管理系统是否出现故障,下面将告诉您有关数据管理失败的 8 个最终迹象,​​以便您可以减轻压力并做最有利于您的业务的事情。

个迹象表明您的数据管理系统过时了"

1. 缺乏数据完整性

 当工作流程有大量的手动输入、大量复制粘贴以及通过外部渠道(例如电子邮件)以电子表格形式共享数据集时,数据变得充满错误和不准确是很常见的。这些看似微不足道的错误实际上可能会产生更大的后果。

制作的数据副本越多,错误就越多。而这样的错误是“昂贵的”。例如,电子表格在一次又一次地复制粘贴以发送给需要它的不同员工时必然会出错。

这种数据完整性缺失的解决方案可以通过数据自动化来解决!通过自动数据输入,不仅更容易识别错误,而且消除它们也变得容易。反过来,您可以获得准确可靠的数据,您可以将这些数据用于为您的公司带来更大利益!

在自动化良好的数据管理系统中,您只需输入一次数据;这意味着您不必再次“复制粘贴”,因为您的所有系统都会自动拥有它。

2. 碎片化的系统

您是否使用多个平台来管理您的数据?那么,集成变得非常重要,因为它有助于节省时间并减少导致生产力飙升的错误!

当您的数据源没有链接在一起时,系统会变得有些碎片化。数据不对应,导致系统故障。

因此,正确集成的系统可以完全消除将电子表格等复制粘贴数据发送给不同团队成员并将该数据输入这些碎片化系统的需要。

一个好的集成数据管理系统将具有,

  • REST API
  • 动态数据库
  • 实时更新
  • 可选的一种方式信息共享
  • 与您现有软件的集成

借助集成系统,您将最大限度地提高数据的效用,并将最可靠、最准确的数据直接输入到您的所有平台。

3. 无法访问的数据

如果您的公司有多个员工,那么多人可能需要同时访问一个文件来完成各自的工作是很常见的。因此,如果您没有数据的自动化系统,并且您的数据管理基本上是在邮件中共享数据文件或需要“访问批准”的设置,则可访问性将变得非常有限。这会导致工作延迟,这只是效率低下。

解决这个问题的最简单方法是拥有一个数据管理系统,该系统允许多人访问和更新数据,而无需实际,

  • 创建具有依赖于人员的手动批准步骤的系统。
  • 复制您的数据,因为这可能会导致数据丢失以及破坏数据的完整性和准确性。

公司还处理相当一部分敏感信息,例如 CRM 记录、员工记录,甚至信用卡信息。在这种情况下,当权限已经在系统中根深蒂固时,创建一个团队成员可以适当访问数据的系统要容易得多。

4. 安全问题和数据管理

谈论数据的可访问性会引出另一个问题;您的数据是否足够安全?据网络安全公司Cybint 称,95% 的安全漏洞都是由于人为错误造成的。当工作流程依赖大量电子邮件来共享数据时,您的大部分知识产权都位于这些电子邮件中,因此无法保护这些数据就成为一项重大责任。

5. 数据保存

以系统和可搜索的方式保存数据对于需要它的人来说非常重要。让每个人都可以访问敏感数据可能是不合适的,但是对于工作流程具有特定价值的对话和决策等数据应该以可搜索的方式存档。当您的公司经历人事变动时,即在雇用新员工时,这些数据非常有用。

不保留此类数据可能是数据管理系统失败的标志,因为员工可能会在不知不觉中与过去的错误和决策漏洞再次重复相同类型的对话。团队成员还可能开发出不必要的冗余工作流程,在缺乏过去对话的参考的情况下,这从根本上阻碍了生产力。

6. 收缩存储

数据需要“存储”好,以便将来使用。当收集的数据量增加时,存储容量会缩小。自然地,增加存储需要更多的钱。  

那么为什么要存储“太多”的数据呢?好吧,在大多数情况下,您的系统可能无法区分“性质未知的数据”和需要保存的实际重要数据。

为了避免这样的情况下,确保您的数据管理系统是不是在“保存它,所有”路径,可以需要什么,什么是单纯只是垃圾区分。另外,避免文件重复。因此,这将使您最大限度地利用存储。

7. 复杂的系统

古老的数据管理系统通常非常复杂并且具有多层架构。这会导致混乱和无法使用的数据混乱。因此,当在这样的系统中处理数据时,您会忙于解决复杂问题,而不是完成工作,这会导致工作延迟。

如果您的复杂数据管理系统出现故障,您可能会遇到一些迹象:

  • 很多时间都花在设计一个工作流上,该工作流将为软件程序创建替代解决方案,只是为了保持公司的技术能力。
  • 团队已经组合了相当多的辅助软件来适应您当前系统的不足。
  • 团队总是错过最后期限,因为完成工作需要定期修复和修补。

8. 缺乏更新

使用过时的系统,您并不能真正获得所有功能和工具来支持您的公司进行增强。不更新您的系统可能有两个原因,

  • 对现行制度的满意度
  • 数据管理系统没有得到积极支持

因此,这会导致明显的 API 不兼容,从而导致自动化程度低和数据集成尴尬。即使员工知道哪些工具是必需的,但由于它们与当前的数据系统不兼容,他们将无法合并这些工具。

您可能会陷入一个过时且效率低下的系统,而您在利基市场中的竞争对手则依赖于最新的软件,这将使您的业务变得不那么敏捷和无能。

总结

在竞争激烈的情况下,管理商业组织不是儿戏。对于一个组织而言,如果它们不再有效地实现其目标,那么它必须摆脱过时的方式。关键是不要死板,而是要对不断变化的行业保持灵活的视角,并能够适应这些变化,从而充分利用它。数据管理是组织平稳运行的最基本要求之一。数据管理系统的效率可能是您组织的“成败”因素,因此识别故障系统并修复它非常重要!

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